ホーム > 生活・ビジネス > メール・手紙・文章・例文 > 2016年6月5日

ビジネスで使える注意メールの書き方、例文まとめ

注意メールのミスの発生については簡潔に書きます。
具体的にミス発生の件数などを挙げて、重大さも表現することが大切です。
曖昧に書かずにはっきり書くのが良いでしょう。

ミスの具体的内容を簡潔に説明します。
また、ミスが多発している場合にはその発生件数をあげて、ことの重大さを認識してもらいます。

注意メールにはミスの原因も簡潔に書くのが良いでしょう。
具体的に書かれていると、今後の改善にもつながります。厳しい言い回しも使用しましょう。

業務ミスについての注意

件名:【注意】出荷前点検方法について
担当者各位
お疲れ様です。品質管理部、配送担当の山田です。

さて、先週、吹田営業所において商品番号の取り違えによる出荷ミスが発生いたしました。
具体的には、商品番号「AXP-56680」との注文内容にも関わらず、
「AXP-56690」を出荷したというものです。
本件は、出荷前点検での不備が原因と考えられます。

単純な数字の読み違いですが、このミスにかかるコストは決して小さくありません。
またお客様にもご迷惑をおかけすることとなり、厳しいお叱りがありました。

今後は以下の通り、手順の徹底をお願い致します。

・出荷前にはピッキングを行った者とは別の者が、必ず注文書と商品の内容、個数の確認を行うこと。

以上よろしくお願いします。

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 品質管理部 山田 太郎
 内線   xxx
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書類の誤記についての注意

件名:営業報告書の記載内容について

お疲れ様です。営業部の山田です。

さきほど、近藤さんが昨日提出した、森田社の営業報告書を読みました。
報告書に記載されていた、相手側から提示された金額について、
ひとつ気がついた点がありますのでお知らせします。

あの時は、私も同行していましたが、
先方の資料には年間で200万円程度の予算で考えていると記載されています。
しかし、報告書には半年で200万円と記載されていましたので、
再度、確認してもらえますか?

今後の見積書作成にも影響する重要な部分であり、
正しい数字を残しておきたいので、よろしくお願いします。

その他の部分は、簡潔にまとまっていて良いと思います。

修正次第、再送してください。よろしくお願いします。

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 営業部 山田 太郎
 内線 xxx
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部下のミスについての注意

件名:○○百貨店の商品未納について
米田様

本来なら直接話したいところなのですが、
あいにく、米田さんと私のタイミングが
合わないので、メールで先に送ります。

本日、○○百貨店の赤井課長より電話があり、
「納品日なのに、商品が到着しない」と、連絡がありました。
調べた上で私のほうで手配し、○月○日○時現在、
先方に納品は完了しています。

○○百貨店様と当社は長年のお付き合いです。特に今回は
特別企画でしたので、納品予定日に商品が届かない先方の
ご不安は、米田さんにも理解できることと思います。

米田さんの営業力には一目置いていますが、
「確認」の部分が少々手薄になり、いつもの米田さん
らしくないミスが続いているような気がして気になっています。
確認を徹底することで取引先から信頼感はさらに高まるはずです。

今日中に○○百貨店の赤井課長に謝罪と、その後の確認をお願いします。
私のほうで動くべきことがあれば、いつでも遠慮なく声をかけてください。

あとで直接声をかけます。今後の米田さんに期待しています。

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 営業部 山田 太郎
 内線 xxx
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会社規程違反についての注意

件名:【注意】会社規程の徹底について
社員各位

お疲れ様です。総務部の山田です。

最近、就業時間中に、業務と関係の無いインターネットのホームページなどの
閲覧が行われている事例が散見されます。

すでに個々に対して注意をしておりますが、
以下の点を全員に徹底いたします。

個人のSNS、ブログ、ゲーム、ネットショッピングなど
業務に無関係なネットへのアクセスは、絶対に行わないようにしてください。

私用でのインターネットの使用は、会社規程違反にあたるものであり、
今後は、そのようなことがあった場合には規程に則り、然るべき措置を取ります。

各部門の責任者は、会社規定を周知するよう努めてください。

各人が自覚を持ち、日々の業務にあたるよう、お願い致します。

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 総務部 山田 太郎
 内線 xxx
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引用元:http://例文.jp

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